Automatisierungspotenziale finden bedeutet nicht, wahllos nach einem neuen Tool zu suchen. Der bessere Startpunkt ist der Arbeitsalltag: Wo werden Daten mehrfach übertragen, welche Routinen erzeugen Wartezeiten und an welchen Stellen verbringen Fachkräfte zu viel Zeit mit wiederkehrender Fleißarbeit? Mit einer klaren 3-Schritt-Methode macht ihr diese Potenziale sichtbar und priorisiert die Vorhaben, die schnell einen belastbaren Nutzen liefern.
Bevor ihr startet: Der E.A.S.Y.-Filter
Nicht jede unbeliebte Aufgabe eignet sich für eine Automatisierung. Tätigkeiten mit hoher Empathie, kreativer Bewertung oder komplexen Verhandlungen bleiben bewusst beim Menschen. Für eine schnelle Vorauswahl hilft der E.A.S.Y.-Filter:
E – Empathiearm
A – Absehbar und logisch
S – Ständig wiederkehrend
Y – Your data is digital
Wichtig: Ein Filter ersetzt keine Wirtschaftlichkeitsprüfung
E.A.S.Y. zeigt, ob ein Ablauf technisch grundsätzlich geeignet sein könnte. Ob sich die Umsetzung tatsächlich lohnt, hängt zusätzlich von Häufigkeit, Fehlerkosten, Integrationsaufwand und Betriebsrisiken ab.
Automatisierungspotenziale in 3 Schritten finden
Eine Woche lang Reibung dokumentieren
Lasst Mitarbeitende kurze Notizen zu Aufgaben führen, die viel Zeit kosten, wiederholt auftreten oder unnötige Systemwechsel verursachen. Erfasst dabei Startsignal, beteiligte Systeme, Bearbeitungszeit, Häufigkeit und typische Fehler. So entsteht ein Schmerztagebuch mit konkreten statt gefühlten Problemen.
Die wichtigsten Unternehmensbereiche systematisch prüfen
Sucht nicht nur in einer Abteilung. Besonders häufig finden sich Potenziale in Vertrieb und CRM, Buchhaltung und Belegverarbeitung, Kundenservice, HR-Onboarding sowie internen Freigaben. Achtet auf Copy-and-Paste, Medienbrüche, Listenpflege, Statusnachfragen und manuelle Erinnerungen.
Quick Wins mit einer Nutzen-Aufwand-Matrix priorisieren
Bewertet jeden Kandidaten nach erwarteter Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Anzahl betroffener Personen, technischer Komplexität und Zahl der Ausnahmen. Beginnt mit einem stabilen Ablauf, der einen hohen Nutzen bei überschaubarem Integrationsaufwand verspricht.
Die vier Felder der Nutzen-Aufwand-Matrix
Hier starten
Als Projekt planen
Später bündeln
Nicht priorisieren
Welche Daten ihr für eine gute Priorisierung braucht
Kleine Datengrundlage statt Bauchgefühl
- Wie oft tritt der Prozess pro Tag, Woche oder Monat auf?
- Wie viele Minuten werden pro Vorgang tatsächlich benötigt?
- Wie viele Personen arbeiten an dem Ablauf oder warten auf sein Ergebnis?
- Welche Fehler, Rückfragen oder Nacharbeiten entstehen regelmäßig?
- Welche Systeme und Zugriffsrechte werden benötigt?
- Welche Ausnahmefälle dürfen nicht automatisch entschieden werden?
Weiterführender Check
Habt ihr bereits einen konkreten Kandidaten gefunden, könnt ihr ihn mit der 5-Punkte-Formel für Automatisierungspotenziale detaillierter prüfen. Die 3-Schritt-Methode dient der unternehmensweiten Suche und Priorisierung; die 5-Punkte-Formel bewertet die Eignung eines einzelnen Ablaufs.
Fazit: Erst sichtbar machen, dann priorisieren
Die besten Automatisierungsprojekte beginnen nicht mit einer Plattform, sondern mit einem konkret beobachteten Engpass. Dokumentiert Reibung, filtert ungeeignete Aufgaben aus und priorisiert anhand von Nutzen und Aufwand. So entsteht aus einer langen Wunschliste ein realistischer Startpunkt mit messbarem Ergebnis.
FAQ – Häufige Fragen
Müssen Prozesse vor der Analyse vollständig dokumentiert sein?
Nein. Für den Einstieg genügt eine verständliche Beschreibung des aktuellen Ablaufs. Die detaillierte Dokumentation entsteht anschließend gemeinsam mit Fachbereich und Umsetzungsteam.
Wie lange sollte ein Schmerztagebuch geführt werden?
Für häufige Routinen reicht meist eine typische Arbeitswoche. Bei monatlichen oder saisonalen Prozessen sollte ein längerer Zeitraum oder eine Auswertung vorhandener Vorgangsdaten genutzt werden.
Ist der nervigste Prozess automatisch der beste Kandidat?
Nicht zwingend. Hohe Frustration ist ein wichtiges Signal, muss aber mit Häufigkeit, Regeln, Datenverfügbarkeit und technischem Aufwand abgeglichen werden.
Wie viele Prozesse sollten gleichzeitig automatisiert werden?
Für den Einstieg ist ein klar begrenzter Pilot sinnvoll. Nach einem stabilen Go-live können ähnliche Abläufe auf derselben Architektur schrittweise folgen.
Wo verstecken sich eure besten Quick Wins?
Wir analysieren gemeinsam eure Arbeitsabläufe, machen Zeitfresser und Medienbrüche sichtbar und priorisieren ein erstes Automatisierungsprojekt mit realistischem Nutzen.
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