Der „perfekte“ Prozessowner ist nicht automatisch die ranghöchste oder technisch versierteste Person. Für eine erfolgreiche Automatisierung braucht ihr Menschen, die den Ablauf wirklich erleben, Probleme offen benennen und Veränderungen aktiv vorantreiben. Dieser Beitrag zeigt, wie ihr geeignete Personen auswählt und ein arbeitsfähiges Kernteam zusammenstellt.
Nicht den Dienstältesten wählen – sondern den wirksamsten Mitgestalter
In Automatisierungsprojekten werden Rollen häufig nach Organigramm vergeben: Die Abteilungsleitung wird Prozessowner, die IT übernimmt die Umsetzung und einige Mitarbeitende werden gelegentlich um Feedback gebeten. Das klingt geordnet, führt aber oft an der Realität vorbei. Entscheidend ist nicht der Titel, sondern ob eine Person den Prozess erklären, Entscheidungen vorbereiten und andere für eine bessere Lösung gewinnen kann.
Fünf Signale für den richtigen Prozessowner
Sucht die konstruktiv Genervten
Sucht die Macher
Sucht Übersetzer
Holt die operative Perspektive ins Team
Gebt der Rolle echte Zeit
Warnsignale bei der Besetzung
Beteiligung nur auf Anweisung
Nur Management, keine Praxis
Nur IT, kein Fachbereich
Zu viele Beteiligte
Das ideale Kernteam für einen Pilotprozess
Der Genervte
Kennt den Prozess in- und auswendig, benennt Reibungspunkte und liefert reale Beispiele für Fehler, Wartezeiten und Umwege.
Der Macher
Hält das Projekt in Bewegung, verfolgt Entscheidungen und sorgt dafür, dass vereinbarte Tests tatsächlich stattfinden.
Der Übersetzer
Verbindet Fachsprache und technische Logik. Diese Rolle kann mit dem Prozessowner oder dem Umsetzer zusammenfallen.
Der Sponsor
Schafft Rückendeckung, schützt die eingeplante Zeit und entscheidet bei organisatorischen Hindernissen.
Ein kurzer Auswahl-Workshop statt Bauchgefühl
Bevor ihr die Rolle fest vergebt, besprecht einen konkreten Prozessfall mit zwei oder drei möglichen Kandidaten. Die folgende Mini-Prüfung zeigt schnell, wer für die Aufgabe geeignet ist:
Fünf Fragen für die Auswahl
- Kann die Person einen Standardfall und mindestens drei typische Ausnahmen beschreiben?
- Kann sie erklären, welche Entscheidung heute von wem getroffen wird?
- Benennt sie konkrete Ursachen statt nur allgemeiner Unzufriedenheit?
- Kann sie zwischen notwendiger Kontrolle und historisch gewachsener Gewohnheit unterscheiden?
- Ist sie bereit, Testergebnisse anzunehmen und Regeln nachvollziehbar anzupassen?
Klare Abgrenzung zum Rollenprofil
Hier steht die Auswahl geeigneter Menschen und des Projektteams im Mittelpunkt. Welche Verantwortung ein Prozessowner während Konzeption, Test, Betrieb und Weiterentwicklung trägt, lest ihr im Beitrag „Prozessverantwortlicher: wichtigste Rolle bei Automatisierung“.
So verhindert ihr, dass das Projekt zur Nebenaufgabe wird
Zeit fest einplanen
Entscheidungswege verkürzen
Erfolg sichtbar machen
Fazit: Die richtigen Menschen machen Technik wirksam
Ein erfolgreicher Prozessowner wird nicht allein durch Position oder Fachwissen bestimmt. Entscheidend sind Nähe zum Alltag, konstruktiver Veränderungswille, klare Kommunikation und ausreichend Zeit. Mit einem kleinen, handlungsfähigen Kernteam vermeidet ihr endlose Abstimmungen und schafft eine Lösung, die von den späteren Nutzern verstanden und getragen wird.
FAQ – Häufige Fragen zu Auswahl eines Prozessowners
Sollte der Prozessowner immer aus dem Fachbereich kommen?
Meistens ja, weil dort das notwendige Detailwissen liegt. Wichtig ist jedoch vor allem die Nähe zum Prozess – nicht die formale Abteilungszuordnung.
Wie viele Personen braucht ein Automatisierungsprojekt?
Für einen klar begrenzten Pilotprozess reichen häufig zwei bis vier aktive Kernteammitglieder. Weitere Experten können punktuell eingebunden werden.
Was tun, wenn niemand Zeit für die Rolle hat?
Dann fehlt dem Projekt eine wichtige Voraussetzung. Die Rolle sollte priorisiert und mit einem realistischen Zeitbudget ausgestattet werden, bevor die technische Umsetzung beginnt.
Kann eine Person mehrere Rollen übernehmen?
Ja. In kleinen Teams kann der Prozessowner zugleich Übersetzer oder Macher sein. Fachliche Verantwortung und technische Umsetzung sollten trotzdem nachvollziehbar getrennt bleiben.
Das passende Kernteam für euren Pilotprozess finden
Wir strukturieren gemeinsam euren Prozess, identifizieren die benötigten Rollen und schaffen eine klare Grundlage für Entscheidungen, Tests und die spätere Umsetzung.
Projektteam sinnvoll aufstellen
Mehr zu unseren Leistungen: Digitalisierung, Automatisierung und KI-Integration