Zur Verstärkung unseres Teams in Wuppertal suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Festanstellung eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).
Die Lorent IT-Lösungen GmbH mit Standort in Wuppertal steht für innovative Software- und IT-Dienstleistungen. Seit 2009 realisieren wir europaweit einzigartige, professionelle Software für den Mittelstand und Konzerne. Beginnend als Unternehmen mit dem Fokus auf intelligenten Algorithmen haben wir uns in den vergangenen Jahren zu einem führenden Softwaredienstleister mit Kernkompetenzen in den Bereichen Cloud, Machine Learning, künstliche Intelligenz, maschinelles Sprachverstehen, ChatBots, digitale Assistenten und Internet of Things (IoT) entwickelt.
Die Lorent IT-Lösungen GmbH schafft es durch Innovation, modernste Technologien und flexible Unternehmensprozesse jeden Tag aufs Neue zu begeistern und dabei immer einen Schritt voraus zu sein.
Als Assistenz der Geschäftsführung wirst du ein weiterer wichtiger Teil unseres Teams und unterstützt die Geschäftsführung bei sämtlichen administrativen organisatorischen und bürokratischen Aufgaben des operativen Tagesgeschäftes. Durch deinen Einsatz trägst du maßgeblich zur zeitlichen Entlastung der Geschäftsführung bei und übernimmst wichtige Schlüsseltätigkeiten. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung bist du in viele Themen unmittelbar involviert und hast die Chance durch deinen Einsatz die Entwicklung und den Erfolg der Lorent IT-Lösungen GmbH aktiv mitzugestalten. Dank dir kann sich die Geschäftsführung auf wesentliche strategische und technologische Themen fokussieren, während sie die vielen anderen wesentlichen Herausforderungen des Tagesgeschäftes zuverlässig durch dich erledigt weiß. Sollte dich diese Stellenbeschreibung ansprechen, dann verschaffe dir im Folgenden einen genauen Überblick darüber, was wir dir bieten können, was wir uns von dir wünschen und welche Aufgaben dich bei uns im Detail erwarten.
Abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit täglich wechselnden Tätigkeiten. Als rechte Hand der Geschäftsführung bist bei allen wichtigen Themen dabei und wirst täglich neuen Herausforderungen begegnen.
Aktive Mitgestaltung. Wir hören auf deine Wünsche, Anregungen und Verbesserungsvorschläge und setzen diese gemeinsam mit dir um. Mehr noch: du wirst maßgeblich die Entwicklung und den Erfolg der Lorent IT-Lösungen GmbH beeinflussen.
Flexible Arbeitszeiten. Bei uns bestimmst du eigenverantwortlich, wann du arbeitest. Wir haben eine Kernarbeitszeit, welche den Rahmen vorgibt – alles weitere bleibt dir überlassen.
Flexibler Arbeitsort. Als durch und durch Cloud-Unternehmen leben wir digitale Arbeitsmodelle und ein papierloses Büro. Daher ist Home-Office für dich vielfach möglich. Gleichzeitig jedoch erfordern einige deiner Aufgaben eine Präsenz im Büro. Daher wird es von deiner eigenen wöchentlichen Arbeitseinteilung und den anstehenden Aufgaben abhängen, wann eine Arbeit im Home-Office und wann im Büro möglich ist.
Flexible und unbefristete Arbeitsverträge. Bei der Ausgestaltung deines Arbeitsvertrags hast du die Möglichkeit, ihn an dich und deine Bedürfnisse anzupassen. Ob es dein Jahresurlaub, dein Gehalt oder die Nutzung eines Firmenwagens ist. Befristete Verträge gibt es bei uns nicht. Wir sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert.
Flache Hierarchien. Nervige Vorgesetzte, überflüssige Berichterstattung und beratungsinkompetente Chefs gibt es bei uns nicht. Wir legen viel Wert auf flache Hierarchien und ein Höchstmaß an Mitbestimmung und Selbstverwirklichung.
Kollegiales Team. Unser Team besteht aus leidenschaftlichen Entwicklern, kreativen Köpfen, strukturierten Projektleitern, motiviertem Vertrieb, einer technikbegeisterten Geschäftsführung, sowie liebevollen Kollegen, die sich um unser aller Wohl kümmern.
Austausch. Regelmäßiger Austausch bringt uns gemeinsam voran. Bei uns gibt es daher viel Raum, um sich regelmäßig auszutauschen – sowohl fachlich als auch privat.
Teamevents. Regelmäßige Teamevents sorgen nicht nur für Spaß, sondern stärken auch den Zusammenhalt. Neben einem Sommerfest und einer Weihnachtsfeier veranstalten wir größere und kleinere Events.
Top Ausstattung. Egal ob IT, Tische, Stühle, Küche, etc. Wir legen großen Wert auf ein professionelles und ordentliches Arbeitsumfeld.
Kostenlose Getränke und Verpflegung. Neben einer großen Auswahl an Wasser, leckeren Softgetränken und Kaffee aus aromatischen Bohnen einer lokalen Rösterei stehen dir Obst, Snacks und Müsli jederzeit kostenlos zur Verfügung.
Kicker & Spielekonsole. Gewissenhafte Arbeit ist wichtig – Raum für Spaß und Freude bei der Arbeit aber genauso. Daher darf der obligatorische Kicker und die Nintendo Switch bei uns nicht fehlen.
Betriebliche Altersvorsorge. Seit Jahren bieten wir allen Kollegen eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss an.
Schulung & Weiterbildung. Wer rastet, der rostet. Damit du den Anschluss nicht verpasst, bieten wir dir auf freiwilliger Basis ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm, um dein Wissen kontinuierlich auszubauen, zu erweitern und zu festigen.
Du hast ein abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften oder in einem vergleichbaren Fach und mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung. Alternativ verfügst du über andere Kompetenzen und Erfahrungen, die dich für die weiter unten beschriebenen Tätigkeiten bei uns qualifizieren.
Du verfügst über fundierte Kenntnisse im Bereich der Betriebswirtschaft.
Du selbst siehst dich als Generalist und verfügst über eine rasche Auffassungsgabe. Neue Dinge zu lernen und dich in diese einzuarbeiten, begeistert dich. Konstruktive Kritik siehst du als Chance, aus deinen Fehlern zu lernen.
Eigenverantwortliche, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise mit Blick für Details zeichnen dich aus. Perfektionismus siehst du als etwas Positives an. In Stresssituationen und bei Arbeiten unter Zeitdruck bleibst du gelassen und schätzt dich selbst als sehr belastbar ein.
Eine ausgezeichnete Arbeitsorganisation und gutes Zeitmanagement helfen dir stets den Überblick zu bewahren. Häufige Wechsel zwischen verschiedenen Tätigkeiten machen dir nichts aus.
Ausgeprägte Menschenkenntnis gehört zu deinen Stärken. Du bist geschickt im Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und kannst mit unterschiedlichen Mentalitäten und Hierarchieebenen kommunizieren und diese für dich einnehmen.
Du empfindest dich selber als eine überzeugend auftretende Persönlichkeit und bist in der Lage deine eigene Meinung sowie die der Geschäftsführung diplomatisch zu vertreten.
Du bringt eine große Begeisterung für Innovation, IT und Digitalisierung mit und verfügst über sehr gute IT-Kenntnisse in möglichst vielen der folgenden Anwendungen und Services: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, DATEV, Easybill, Xing, LinkedIn, Facebook, Instagram.
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse zeichnen dich aus.
Deine Tätigkeiten bei uns sind vielfältig und wechseln täglich, sodass es gar nicht möglich ist, alle Tätigkeitsfelder im Detail zu beschreiben. Folgende Kernaufgaben sollen dir jedoch einen guten Eindruck verschaffen:
Entlastung der Geschäftsführung. Du unterstützt die Geschäftsführung bei sämtlichen administrativen organisatorischen und bürokratischen Aufgaben des operativen Tagesgeschäftes.
Kommunikation. Du bist vielfach erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten bei allen an die Geschäftsführung adressierten Anfragen. Hierzu behältst du Emails, Post, Telefon und andere Kommunikationskanäle der Geschäftsführung im Blick. Soweit möglich, erledigst du hieraus resultierende Aufgaben selbstständig oder versuchst die verbleibenden zeitlichen Aufwände für die Geschäftsführung auf ein Minimum zu reduzieren.
Ausarbeiten von Dokumenten und Präsentationen. Du erstellst Dokumente, Kalkulationstabellen, Unterlagen, Präsentationen und andere geschäftliche Schriftstücke, kümmerst dich um deren Bereitstellung, Verwaltung, sowie eine strukturierte, digitale Ablage.
Rechnungsläufe und Überwachung von Zahlungsflüssen. Du bist zuständig für die korrekte Erstellung von Ausgangsrechnungen und die akribische Abarbeitung der hiermit im Zusammenhang stehenden Prozesse. Gleichzeitig prüfst du Zahlungseingänge, hältst Forderungen nach und unterstützt die Geschäftsführung dabei, stets einen aktuellen Überblick über wichtige Finanzfragen zu behalten.
Vertragsmanagement. Du behältst den Überblick, bereitest neue Verträge vor, kümmerst dich um Änderungen und Kündigungen von bestehenden Verträgen.
Reporting. Du versorgst die Geschäftsführung regelmäßig mit allen relevanten Informationen. Hierbei agierst du proaktiv und kondensierst die Informationen auf das Wesentliche. Umfangreiche Themenkomplexe arbeitest du auf und präsentierst diese adäquat.
Marketing und Außendarstellung: Du unterstützt die Geschäftsführung bei Marketingmaßnahmen und der Optimierung der Außendarstellung des Unternehmens. U.a. koordinierst du die Erstellung von Marketingmaterialien, bist Ansprechpartner für externe Dienstleister und betreust relevante Web- und Socialmediaauftritte.
Prozessoptimierung. Du führst effiziente Prozesse im Unternehmen ein, dokumentierst überwachst und optimierst diese.
Termin- und Meetingkoordination: Du planst Termine, Meetings und Veranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Falls erforderlich, organisierst du Geschäftsreisen, buchst Hotels und Verkehrsmittel.
Wenn du an dieser interessanten und abwechslungsreichen Stelle interessiert bist, sende uns bitte zeitnah eine Mail mit deiner Bewerbung an info@lorent-online.com. Bitte lege den Fokus deiner Bewerbung auf deine Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen. Schreibe uns z.B. welche der Punkte aus dem Abschnitt Was wir von dir erwarten du mitbringst und welche Berufserfahrung du bisher bereits in diesen sammeln konntest. Begeistere uns gerne auch mit Fähigkeiten, die über das von uns gewünschte Hinausgehen und teil uns mit, was wir dir bieten sollten, damit ein Job für dich bei uns zur Erfüllung wird. Deine Bewerbung bei uns darf gerne auch unkonventionell sein – formfalsche Bewerbungen gibt es bei uns nicht. Gebe bitte zusätzlich unbedingt dein gewünschtes Bruttojahresgehalt an.
Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung bei uns.
