Wo lohnt sich Automatisierung wirklich?
Lerne, wie Du versteckte Automatisierungspotenziale in deinem Unternehmen erkennst und teure Fehler vermeidest.
Die Digitalisierung ist geschafft, die ersten Tools sind eingerichtet. Jetzt folgt der nächste logische Schritt: Prozesse automatisieren, um Zeit und Nerven zu sparen.
Die große Frage lautet also: Wie erkenne ich Automatisierungspotenziale in meinem Unternehmen, die echten Nutzen bringen und sich schnell auszahlen?
Mit dieser einfachen 3-Schritt-Formel spürst Du die Zeitfresser in Deiner täglichen Arbeit zielsicher auf.
Der „E.A.S.Y.“-Filter: Welche Prozesse eignen sich überhaupt?
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Manche Aufgaben erfordern menschliche Empathie, Verhandlungsgeschick oder Kreativität. Um die richtigen Kandidaten zu finden, filtere deine Abläufe nach den E.A.S.Y.-Kriterien:
Empathielos
Die Aufgabe erfordert kein tiefes menschliches Mitgefühl oder Fingerspitzengefühl, z. B. Daten von A nach B kopieren.
Absehbar & logisch
Der Ablauf folgt klaren „Wenn-Dann“-Regeln. Es gibt kaum Ausnahmen.
Ständig wiederkehrend
Die Aufgabe wird täglich, wöchentlich oder monatlich mehrfach ausgeführt.
Y-Schnittstelle
Der Prozess startet mit digitalen Daten, z. B. einer Mail, einem Formular-Upload oder einem Datenbankeintrag.
Wenn ein Prozess alle vier Kriterien erfüllt, hast du einen Volltreffer gelandet!
In 3 Schritten Potenziale aufdecken
In 3 Schritten Potenziale aufdecken
Schritt 1: Das „Schmerztagebuch“ führen
Die besten Ideen kommen nicht vom Chef am grünen Tisch, sondern von den Mitarbeitern an der Front. Bitte Dein Team, eine Woche lang ein einfaches Protokoll zu führen.
Achte besonders auf Sätze wie:
„Ich muss erst das PDF herunterladen, die Daten in Excel eintippen und dann dem Chef eine Mail schreiben.“
Schritt 2: Die 3 klassischen Einstiegs-Bereiche prüfen
Wenn Du nicht weißt, wo du suchen sollst, wirf einen Blick in diese drei Abteilungen. Hier verstecken sich in fast jedem KMU gigantische Potenziale:
- Marketing & Vertrieb: Wie kommen Leads von der Website in dein CRM-System? Müssen Adressen manuell eingetippt werden?
- Buchhaltung & Finanzen: Wie läuft das Mahnwesen ab? Werden Eingangsrechnungen manuell abgeheftet und sortiert?
- HR & Administration: Wie läuft das Onboarding ab? Werden Standard-Dokumente jedes Mal neu aufgesetzt?
Schritt 3: Die Quick-Wins priorisieren
Zeichne Dir gedanklich ein einfaches Kreuz mit zwei Achsen auf:
Aufwand – wie schwer ist es einzurichten? und
Nutzen – wie viel Zeit sparen wir?
Hoher Nutzen / Geringer Aufwand
Hier starten!
(Quick-Wins)
Beispiel: Automatische Terminvereinbarung via Tool.
Hoher Nutzen / Hoher Aufwand
Strategische Projekte
Beispiel: Einführung eines neuen ERP-Systems.
Geringer Nutzen / Geringer Aufwand
Später machen
Beispiel: Automatischer Geburtstagsgruß an Kollegen.
Geringer Nutzen / Hoher Aufwand
Ignorieren!
Reine Zeit- und Geldverschwendung.
Fazit: Wer sucht, der findet
Um Automatisierungspotenziale in Deinem Unternehmen zu erkennen, musst Du kein IT-Genie sein. Du musst lediglich mit offenen Augen durch den Arbeitsalltag gehen und die Routineaufgaben deiner Mitarbeiter hinterfragen.
Welcher Prozess in Deinem Unternehmen erfüllt die E.A.S.Y.-Kriterien?
Fazit: Wer sucht, der findet
Um Automatisierungspotenziale in Deinem Unternehmen zu erkennen, musst Du kein IT-Genie sein. Du musst lediglich mit offenen Augen durch den Arbeitsalltag gehen und die Routineaufgaben deiner Mitarbeiter hinterfragen.
Welcher Prozess in Deinem Unternehmen erfüllt die E.A.S.Y.-Kriterien?