„Wer soll das Automatisierungsprojekt eigentlich machen?“
Die wichtigste Frage die fast niemand stellt. Bevor ihr über Tools, Workflows oder KI redet.
Denn die Technologie ist nicht das Problem. Die falschen Leute am Tisch – das ist das Problem.
Wir haben Projekte gesehen die technisch perfekt waren. Und trotzdem gescheitert sind. Weil die falschen Mitarbeiter involviert waren.
Hier ist worauf wir nach dutzenden Projekten achten:
1. Sucht die Genervten.
Nicht die Zufriedenen. Nicht die die sagen „läuft doch.“
Sucht die Leute die jeden Tag genervt sind von dem einen Prozess. Die die seit Monaten sagen „das muss doch auch anders gehen.“ Die wissen genau wo es hakt. Und die sind motiviert weil sie selbst davon profitieren.
2. Sucht die Macher. Nicht die Bedenkenträger.
Ihr kennt den Unterschied. Die einen sagen „könnte man mal machen.“ Die anderen machen es einfach. In jedem Team gibt es 1-2 Leute die Dinge bewegen ohne dass sie jemand darum bittet. Genau die wollt ihr.
3. Sucht Übersetzer.
Die wertvollsten Leute in Automatisierungsprojekten sind die die beides können: Fachprozess verstehen UND technisch mitdenken. Die müssen nicht programmieren können. Aber sie müssen in der Lage sein zu sagen: „Wenn X passiert müssen wir Y machen, außer Z tritt ein.“ Wer seinen eigenen Prozess nicht in Logik beschreiben kann, kann ihn auch nicht automatisieren.
4. Holt Leute aus der Linie. Nicht aus dem Management.
Automatisierung passiert nicht in Strategiemeetings. Sie passiert da wo die Arbeit gemacht wird. Die Sachbearbeiterin die seit 8 Jahren dieselbe Exceltabelle pflegt weiß mehr über den Prozess als jeder Abteilungsleiter. Holt sie an den Tisch.
5. Gebt ihnen Zeit.
Der größte Fehler: „Macht das mal nebenbei.“ Automatisierungsprojekte die als Nebenjob laufen sterben leise. Gebt den Leuten dedizierte Zeit. Auch wenn es nur ein Tag pro Woche ist. Das Signal ist: Das hier ist wichtig.
Was ihr vermeiden solltet:
→ Leute die „müssen“ statt „wollen.“ Erzwungene Beteiligung produziert Widerstand.
→ Nur IT, ohne Fachabteilung. Dann baut ihr am Bedarf vorbei.
→ Nur Management, ohne Operative. Dann kennt niemand die echten Probleme.
→ Zu viele Leute. 2-4 pro Prozess. Mehr wird ein Komitee. Und Komitees automatisieren nichts.
Das ideale Kernteam:
Ein Genervter der den Prozess in- und auswendig kennt.
Ein Macher der Dinge vorantreibt.
Ein Übersetzer der zwischen Fach und Technik vermittelt.
Und ein Sponsor aus der Führung der Rückendeckung gibt. Nicht mitmacht – Rückendeckung gibt.