Automatisierungspotenziale erkennen
In fast jedem Unternehmen schlummert dasselbe Problem: Die Mitarbeitenden sind chronisch überlastet, während gleichzeitig wertvolle Zeit für stupide Routineaufgaben draufgeht. Man will zwar Abläufe digitalisieren, aber oft fehlt der richtige Startpunkt. Wenn ihr im eigenen Unternehmen gezielt Automatisierungspotenziale erkennen wollt, müsst ihr jedoch nicht alles auf einmal anpacken.
Die gute Nachricht ist: Ihr müsst dafür kein IT-Studium absolviert haben. Um die perfekten Prozesse für Tools wie n8n oder Make zu identifizieren, braucht es lediglich einen geschärften Blick für bestimmte Muster im Arbeitsalltag.
Wenn ein Prozess regelmäßig, regelbasiert und digital abläuft, ist er meist ein sehr guter Kandidat für Automatisierung.
Der Automatisierungs-Radar: Die 5 klaren Anzeichen
Es gibt fünf glasklare Kriterien, die euch sofort verraten, ob ein Prozess ein idealer Kandidat für eine digitale Automatisierung ist. Wer gezielt Automatisierungspotenziale erkennen möchte, sollte bei der Analyse der täglichen Aufgaben auf folgende Punkte achten:
1. Hohe Wiederholungsrate
Findet eine Aufgabe täglich oder wöchentlich statt? Ein Prozess, der im Jahr nur zweimal durchgeführt wird, lohnt den Aufwand kaum. Wenn euer Team jedoch jeden Tag Stunden damit verbringt, Leads aus dem Postfach ins CRM einzutragen, solltet ihr genau hier ansetzen.
2. Klare Regeln statt Bauchgefühl
Automatisierungs-Tools lieben klare „Wenn-Dann“-Strukturen. Wenn ein Ablauf rein regelbasiert ist und keine menschliche Intuition oder kreative Entscheidungen erfordert, ist er perfekt geeignet.
3. Starre digitale Datenformate
Der Prozess basiert bereits auf digitalen Daten? Perfekt. Wenn Informationen in Form von Excel-Listen, PDFs, CSV-Dateien oder standardisierten E-Mails vorliegen, kann ein Software-Bot diese Daten mühelos lesen, verarbeiten und an andere Systeme übergeben.
4. Copy & Paste
Sobald ein Mitarbeiter Daten aus einem System kopiert, um sie in ein anderes System einzufügen (z. B. vom Onlineshop in die Buchhaltungssoftware), brennt rotes Licht auf dem Automatisierungs-Radar. Diese Schnittstellenarbeit ist nicht nur frustrierend, sondern auch die größte Fehlerquelle im Unternehmen.
5. Statischer Ablauf
Ein Prozess ist dann ideal, wenn sich die Rahmenbedingungen nicht alle zwei Wochen ändern. Je stabiler und dokumentierter ein Ablauf über die letzten Monate lief, desto schneller und reibungsloser lässt sich die Automatisierung in wenigen Tagen technisch umsetzen.
Faustregel
Erfüllt ein Prozess mindestens drei dieser Punkte, lohnt sich eine genauere Prüfung.
Ein einfacher Trick für die Praxis: Die „Zettel-Methode“
Wenn ihr im Team noch unsicher seid, wo die größten Potenziale liegen, hilft ein extrem einfacher, aber effektiver Trick aus unserer Beratungspraxis.
Fragt eure Mitarbeitenden eine Woche lang jeden Freitag:
„Welche Aufgabe hat dich diese Woche am meisten genervt, weil sie sich angefühlt hat wie Fließbandarbeit?“
Sammelt diese Antworten. Die Aufgaben, die am häufigsten genannt werden und gleichzeitig digital sind, sind eure absoluten Quick Wins. Wenn ihr genau diese Prozesse automatisiert, sorgt das nicht nur für sofortige Kosteneinsparungen, sondern auch für einen riesigen Motivationsschub im gesamten Team.
Fazit: Fangt klein an
Wer Automatisierungspotenziale erkennen will, muss kein neues System erfinden. Es geht darum, die bestehenden, nervigen Routinen sichtbar zu machen. Startet immer mit einem einzigen, kleinen Prozess. Sobald dieser fehlerfrei läuft, habt ihr das Fundament für alle weiteren Schritte gelegt.
Welcher Ablauf in eurem Unternehmen raubt euch aktuell die meiste Zeit und erfüllt mindestens drei der oben genannten Kriterien?
Welcher Ablauf in eurem Unternehmen raubt aktuell die meiste Zeit und erfüllt mindestens drei der oben genannten Kriterien?